怎样才能在西班牙使用中文文件

怎样才能在西班牙使用中文文件

–石洁 China Desk, AGM律师事务所

———手把手教您文件双认证流程

 

双认证是指什么?去哪里办理?如何办理?都有什么费用?需要多长时间?有意来西班牙旅游,留学,移民,经商的朋友一定在签证环节碰到过文件双认证问题,什么是双认证以及为什么要办理双认证?所谓“双认证”是指我国内地有关机构出具的涉外公证书或其他证明文书在送国外使用前,办理好我国外交部领事司或其委托的地方外办的领事认证后,还需按文书使用国要求办理该国驻华使领馆的领事认证,方可被文书使用国接受。

 

那具体怎么办理双认证?

 

中文文书需要在相关单位出具后经由中国公证机构公证后翻译成相关语言,送交当地外事办处理,盖章后提交相关国家驻中国相关辖区的领事馆进行认证。

 

也就是说例如一份中国的无犯罪/出生/结婚/驾照/学位/在读/房产/存款/完税/财报等等的证明,如果需要在西班牙使用,需要经过以下几个步骤:

 

1. 准备好相关文件证明,将文件送交当地公证处做公证。

 

2. 公证处提供公证书证明原件属实、原件与复印件相符、出生日期、亲属关系等等。要求:公证书要附外文译文。(外文翻译一定要是使用国官方语言,例如文件需要在西班牙使用的必须翻译成西班牙语,其他语言的领事馆将不给予认证服务

3. 外交部(外事办)认证。外交部(外交部领事司或外交部委托的地方外办)收到公证处封袋的公证书之后,证明公证书上公证处的印章和公证员的签名(印章)属实。

 

4. 西班牙驻中国使领馆认证。西班牙驻中国领事馆证明外文译文与中文原文相符,并且确认公证处和外交部人员的签字(签章)或该机关的印章属实。

 

完成这一系列的步骤后双认证就算是做完了,一般来说从公证处开始之后的工作基本都由公证处或外事机构代办完成,一份无犯罪双认证的价格约在900元人民币左右,如果是字数较多的文件,根据翻译成本费用会更高。一份相对不复杂的文件整个办理流程约在一个半月左右。

 

关于双认证还有以下一些常见问题:

 

  • 某些文件公证处不准许办理公证书怎么办?

对于一些说明性的文件,某些公证处不准予办理公证书的将无法办理双认证,此时可以联络西班牙官方翻译办理西班牙语法定翻译。西班牙语法定翻译必须是由西班牙外事部指定的官方中西文翻译官来翻译,由于人数很少,翻译费用将比普通翻译高出不少,并且某些机构并不一定承认法定翻译。所以务必在咨询翻译前与文件使用单位确认。

 

  • 双认证证书是否有时效规定?

是的,一般来说出生证明和亲属关系证明没有时效性,结婚, 离婚,单身证明为6个月有效期,无犯罪证明3个月有效期,以公证处中文文书签章日期为准。

 

  • 办理双认证对原文件文书格式有什么要求?

涉外公证书由涉外公证机构出具,在证词、格式、用纸、译文等方面均有专门规定。当事人在向涉外公证机构申请出具文书时,应该明确告知文书拟送往的国家(地区)、使用目的及其他相关信息,以便相关机构有针对性地出证。

 

  • 办理时有必要要求一式两份?

有必要,很多机构在使用文件时会收取副本/复印件,查原件,所以有必要在办理时就索要正本和副本,自己再另备复印件,以避免使用时被收走正本而无法再次使用的情况。

 

  • 已经带到国外的文书,是否可向中国驻外使领馆申办领事认证?

不可以。中国驻外使领馆不受理国内出具的涉外公证或其他证明文书的领事认证申请。当事人应将文书送回国内,按程序办理外交部领事司或其委托的地方外办的领事认证和文书使用国驻华使领馆的领事认证手续。如当事人无法亲自回国办理,可委托他人代办。

 

  • 海牙认证是什么?

海牙认证是基于海牙协约的认证,文件经过海牙认证之后就被签署了海牙协约的国家所认可,但是中国不是海牙协约的协约国。像在美国、阿根廷、俄罗斯等国家使用文件时,就需要办理海牙认证(Apostille认证)。 所谓的海牙认证,其实跟双认证的目的是一样的,唯一不同的是认证的程序和认证机构不同及适用国家不同。由于西班牙和中国并没有缔结海牙认证协议,所以中国颁发的文件做海牙认证在西班牙是无效的。

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